1. От вышестоящего руководителя Вами получен доступ к общему документу Недельный отчет Фамилия МММ-2012.
Чтобы не потерять ссылку, рекомендую это письмо сохранить в ярлычках слева.
2. Открываем документ по ссылке. Отчет представляет собой немного изменненный наш старый отчет по деньгам.
Данные вносятся СВОДНЫЕ ПО ВСЕЙ СТРУКТУРЕ в одну строчку, т.е. итог из такой же таблички для Вашей структуры.
Получается, что у каждого руководителя 2 главных документа:
1) тот, где он в первой линии своего вышестоящего
2) тот, где он и его первая линия нижестоящих
Вы сейчас получили документ №1 - в него Вы просто вписываете цифры, больше ничего! Остальное делает владелец, т.е. ваш руководитель.
Документ №2 для своей первой линии Вы создадите сами, ниже будет подробно как. Вы его владелец, поэтому все нижеописанное делаете именно Вы.
Создадим такую же табличку для вашей первой линии нижестоящих.
- В открытой табличке Недельного отчета (документ №1) нажимаем Файл -> Создать копию -> Меняем имя файла под себя, НЕ ставим галочку "Также копировать соавторов документа" -> ОК.
- Владелец нового файла теперь Вы. Редактируйте его теперь под свою первую линию нижестоящих. Не забудьте вписать себя верхним в списке.
Предоставление доступа к документу для первой линии.
- справа вверху есть синяя кнопка "Предоставить доступ"
- в строку добавить пользователей вводите адреса нижестоящих
- права - "Редактор"
- ставим галочку "Оповестить по почте"
- а в "Добавить сообщение" можно скопировать эту инструкцию)
Порядок работы:
- за каждую отчетную неделю ведется таблица на отдельном листе
- отчет сдаем каждую пятницу до 15:00 по МСК - вписываем данные и ставим "Отчитался?" - ДА.
- в течение недели тоже желательно иногда заходить и проставлять актуальные данные, чтобы руководитель видел динамику.
- после того, как все отчитались, руководитель переносит сводные данные из строки Итого в отчет своему вышестоящему (из документа №2 в документ №1). Тут все.
- в своем отчете слева вверху ставится статус Выполнен
- руководитель внизу страницы нажимает на вкладку последнего листа (сейчас он пока один 1-29.06.2012) и выбирает "Создать копию", меняет имя нового листа на новый период отчетности. Теперь данные вносятся всеми уже в новый лист. И так каждую неделю после отчета создается новый лист с таблицей.
* В новом листе "Остаток за прошлую неделю" это и есть "Всего по структуре" за прошлую неделю, т.е. можно просто скопировать с параметром "Только значения". И удалить "Отчитался?" - ДА.
NB! Внимательно смотрите, чтобы суммы совпадали.
NB! Внимательно смотрите, чтобы суммы совпадали.
* В колонку "Поступило за неделю" прописываем суммы поступившие за неделю: вклады, перечисления на ответ.хранение - т.е. все, что поступило в "кассу" структуры.
* В колонку "Выплачено за неделю" заполняем суммы выплаченные за неделю: выплаты другим участникам Системы, выплаты участникам структуры по запросу участника (остаток денежных средств в счет оплаты по запросу) - т.е. все, что выплачено из "кассы" структуры.
NB! Для удобства учета суммы лучше заводить в виде формулы.
Например: = 2400+15000. Тогда в самой ячейке будет видна общая сумма и вы при необходимости можете проверить себя, все ли суммы заведены в отчет. Ориентироваться можно в ЛК в соответствии с датами и суммами, указанными в запросе.
* Колонка "Всего за неделю" показывает, результативность структуры: если две-три недели баланс отрицательный, значит, нужно предпринять действия для изменения ситуации (т.е. обеспечить увеличение притока пополнений в "кассу"). Оптимально произвести накопление, как у нас произошло на сегодняшний день, в дальнейшем баланс за неделю можно выдерживать в районе "0", либо сохранять небольшой плюс.
* В колонку "Выплачено за неделю" заполняем суммы выплаченные за неделю: выплаты другим участникам Системы, выплаты участникам структуры по запросу участника (остаток денежных средств в счет оплаты по запросу) - т.е. все, что выплачено из "кассы" структуры.
NB! Для удобства учета суммы лучше заводить в виде формулы.
Например: = 2400+15000. Тогда в самой ячейке будет видна общая сумма и вы при необходимости можете проверить себя, все ли суммы заведены в отчет. Ориентироваться можно в ЛК в соответствии с датами и суммами, указанными в запросе.
* Колонка "Всего за неделю" показывает, результативность структуры: если две-три недели баланс отрицательный, значит, нужно предпринять действия для изменения ситуации (т.е. обеспечить увеличение притока пополнений в "кассу"). Оптимально произвести накопление, как у нас произошло на сегодняшний день, в дальнейшем баланс за неделю можно выдерживать в районе "0", либо сохранять небольшой плюс.
* Сроки сдачи отчета для нижестоящих назначьте сами. На мой взгляд, достаточно времени, чтобы за одну только пятницу отчитался весь ВМ. Всего то и надо зайти и цифры проставить.
* Вы имеете полное право попросить доступ ко всем отчетам всех нижестоящих линий Вашей структуры, для полного контроля.
* Вы имеете полное право попросить доступ ко всем отчетам всех нижестоящих линий Вашей структуры, для полного контроля.
* Еженедельно сохраняйте резервные копии таблиц к себе на компьютер: Файл -> Загрузить как.
Вопросы и предложения можно направлять сюда
0 коммент.:
Отправить комментарий
Добрый день